Het kan zo zijn dat u persoonsgegevens opslaat op servers die niet van u zijn, maar van een andere partij. Het gebruik maken van deze serverruimte voor de opslag van persoonsgegevens is een opdracht die ziet op het verwerken van persoonsgegevens. Dat maakt dat de partij die de serverruimte ter beschikking stelt een verwerker is en u hiermee eveneens een verwerkersovereenkomst moet sluiten. Met betrekking tot het verwerken van gegevens van uw relaties zal het vooral gaan om de servers van de e-maildienst waar u gebruik van maakt. Zo maakt metaalbedrijf Jansen gebruik van Outlook voor het verzenden van e-mails, wat een dienst is van Microsoft.

Het nadeel van een groot bedrijf als Microsoft is dat u hiermee hoogstwaarschijnlijk niet zult kunnen onderhandelen over een verwerkers-overeenkomst. Bij de aanschaf van de gebruikslicentie zult u simpelweg met de contractuele voorwaarden van Microsoft moeten instemmen. Vraag uw ICT‘er in ieder geval te bekijken of er gegevensoverdracht plaatsvindt en de instellingen zo privacyvriendelijk mogelijk te maken. Voor Windows 10 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een ‘Handleiding privacyvriendelijk instellen Windows 10’ opgesteld. Deze kunt u vinden op de website van de AP. 

Daarnaast maakt u mogelijk gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst, denk bijvoorbeeld aan de online dienst MailChimp. Omdat ook bij partijen die dergelijke diensten aanbieden persoonsgegevens worden opgeslagen, is er sprake een verwerker met wie een verwerkersovereenkomst moet worden gesloten.

> Voorbeeld verwerkersovereenkomst