Bel mij terug

Zoek op trefwoord

Filter

Kies een categorie

Avg

Het profiel van metaalbedrijf Jansen ten aanzien van klant- en leveranciersadministratie

Hieronder worden de kenmerken geschetst van metaalbedrijf Jansen, een door ons bedacht bedrijf dat zoveel mogelijk model staat voor en overeenkomsten heeft met de gemiddelde mkb’er. Voldoet u aan het geschetste profiel van metaalbedrijf Jansen, dan is deze checklist op u van toepassing en moet u – om aan de AVG te voldoen – deze volledig uitvoeren.

In deze checklist gaat het zoals aangegeven over klant- en leveranciersbeheer. Hieronder verstaan wij alle bestanden, toepassingen en programma’s die betrekking hebben op bestellingen, leveringen, factureren enzovoort. Als synoniem voor klantbeheer gebruiken wij ook wel de begrippen “klant-“ of “verkoopadministratie”. Voor leveranciersbeheer worden ook wel de begrippen “leveranciers-“of “inkoopadministratie” gebruikt.

Metaalbedrijf Jansen heeft de hieronder genoemde kenmerken. 

  • Metaalbedrijf Jansen levert zaken en diensten aan consumenten (B2C), aan bedrijven en organisaties (B2B) of aan alle drie.
  • Metaalbedrijf Jansen koopt zaken en diensten in van bedrijven en organisaties (B2B). 
  • De persoonsgegevens hebben betrekking op potentiële, bestaande of oude klanten en leveranciers. 
  • Metaalbedrijf Jansen verwerkt persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze, wat wil zeggen dat zij met behulp van één of meerdere computers persoonsgegevens opslaat, bewerkt, et cetera. Met andere woorden: de klantadministratie en leveranciersadministratie wordt digitaal beheerd. 
  • Metaalbedrijf Jansen verwerkt géén bijzondere persoonsgegevens (zie voor een uitleg van wat bijzondere persoonsgegevens zijn de uitleg hieronder). 
  • De persoonsgegevens zijn afkomstig van de klanten of de leveranciers zelf, metaalbedrijf Jansen heeft ze niet van derden verkregen of gekocht. 
  • Metaalbedrijf Jansen maakt gebruik van Microsoft Windows en Microsoft Office. 
  • De gegevens worden niet gekoppeld aan of samengevoegd met andere gegevens van de klant of leverancier die op een ander moment en/of in een andere context zijn verkregen, waardoor metaalbedrijf Jansen nog meer weet van de desbetreffende personen.
  • Bij de verwerking van persoonsgegevens maakt zij verder geen gebruik van (volledig) nieuwe technologie (bijvoorbeeld vingerafdruksystemen of gezichtsherkenning). Doet u dat wel, dan moet u mogelijk een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren. Zie actiepunt 2 uit de checklist voor meer informatie. 
  • Daarnaast komen de verwerkingen niet neer op het volgen van de locatie of de verplaatsingen van personen. 
  • Zij stelt met behulp van de persoonsgegevens geen profielen op van de betrokkenen om een beeld te krijgen van bijvoorbeeld hun interesses, gedrag of economische situatie, en dergelijke. 
  • Metaalbedrijf Jansen verstrekt persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers alleen aan andere leveranciers en opdrachtnemers in het kader van het uitbesteden van werkzaamheden en het inkopen van zaken zoals materialen, onderdelen en eindproducten. 
  • Metaalbedrijf Jansen doet aan direct marketing. Zij stuurt reclamemailings aan haar bestaande klanten en maakt daarbij gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst.
  • Metaalbedrijf Jansen communiceert met haar (potentiële) klanten en leveranciers en sluit overeenkomsten met hen per e-mail, schriftelijk en telefonisch. 
  • Opslag van persoonsgegevens bij metaalbedrijf Jansen vindt plaats op de harde schijf van de eigen computer(s) en bij haar zelf aanwezige extra schijfruimte. 
  • Metaalbedrijf Jansen maakt daarnaast gebruik van de diensten van een hosting-/cloudprovider. Deze provider levert opslagruimte en host de bedrijfswebsite en e-mail.

 

In bovenstaand profiel, maar ook verderop in deze checklist, worden wellicht begrippen genoemd waar u onbekend mee bent. Voor een goed begrip van deze checklist zullen wij een aantal van de belangrijkste termen uit de AVG hieronder weergeven en uitleggen.

Persoonsgegeven:
Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Informatie over een geïdentificeerde persoon is bijvoorbeeld: een naam en een adres. Een naam of vestigingsadres van een bedrijf is geen persoonsgegeven. Bij eenmanszaken en zzp’ers kan het vestigingsadres echter tevens het woonadres zijn. Dan is het weer wel een persoonsgegeven. Andere voorbeelden van persoonsgegevens: telefoonnummers (geen algemene bedrijfstelefoonnummers), e-mailadressen (info@-adressen zijn weer geen persoonsgegevens). Een persoon is identificeerbaar als je over een gegeven beschikt wat kan leiden tot identificatie van de desbetreffende persoon. Denk aan locatiegegevens, een burgerservicenummer of camerabeelden van een persoon. Al deze gegevens hebben betrekking op een identificeerbare persoon, omdat de gegevens in verband kunnen worden gebracht met een bepaalde persoon en op indirecte wijze identificatie mogelijk maken.

Verwerken:
Een bewerking van een persoonsgegeven of een geheel van bewerkingen, zoals bijvoorbeeld opslaan, verzamelen, raadplegen, combineren, wissen, doorsturen, etc.

Betrokkene(n):
De persoon of personen van wie gegevens worden verwerkt.

Bijzondere persoonsgegevens:
Dit zijn gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Verwerkingsverantwoordelijke:
Het bedrijf, de organisatie of de persoon/personen die bepaalt/bepalen waarvoor en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Verwerker:
Het bedrijf, de organisatie of de persoon/personen die de verwerking daadwerkelijk uitvoert/uitvoeren binnen het doel en met de middelen zoals de verwerkingsverantwoordelijke die heeft bepaald.

Stap 2: Doe de check