U moet de informatie van de vorige stap uit deze checklist aan de werknemers verstrekken “bij de verkrijging van persoonsgegevens”, aldus de AVG. U zult echter niet altijd kunnen informeren voorafgaand aan de verkrijging van persoonsgegevens: sollicitanten zullen u immers ook zelfstandig benaderen en daarbij meteen al persoonsgegevens verstrekken. Logischerwijs kunt u de sollicitant dan pas informeren in uw reactie op de brief/e-mail die deze potentiële werknemer u heeft gestuurd.
Wij adviseren u aan uw informatieverplichtingen te voldoen door de informatie die u moet geven op te nemen in een zogenaamde “privacyverklaring”. De privacyverklaring moet u vervolgens aan al uw (potentiële) werknemers verstrekken. Indien u een bedrijfs- of personeelsreglement heeft, kunt u hierin een hoofdstuk “Privacy” opnemen waar de vereiste informatie wordt gegeven. Daarnaast kan de privacyverklaring worden opgenomen op intranet of het werknemersportaal. Plaats uw privacyverklaring (of het personeelsreglement met daarin opgenomen het privacy hoofdstuk) in ieder geval op een duidelijke en zichtbare plaats op het intranet of het werknemersportaal. Heeft u geen bedrijfs- of personeelsreglement en intranet of werknemersportaal, dan zou u de privacyverklaring als bijlage aan de arbeidsovereenkomst kunnen hechten.
Let er bovendien op dat de privacyverklaring telkens getoetst wordt aan nieuwe ontwikkelingen, dat de werknemers op de hoogte worden gesteld van aanpassingen en dat de verklaring consequent wordt verstrekt aan (nieuwe) werknemers.
U zult bij het eerste contact met een sollicitant het onderwerp privacy al ter sprake moeten brengen. Dat kan bijvoorbeeld al zijn bij het bekend maken van een vacature op uw website. Heeft u alleen schriftelijk of elektronisch contact met een sollicitant naar aanleiding van een open sollicitatie, dan zal dit eerste contact vaak bestaan uit het verzenden van een ontvangstbevestiging van de sollicitatiebrief. Gebruikt u de gegevens van de sollicitant in eerste instantie alleen voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure, dan kunt u in uw (ontvangst)bericht aan de sollicitant de alinea opnemen die hieronder op deze webpagina is opgenomen.
Voeg bij uw ontvangstbericht ook daadwerkelijk een exemplaar van uw privacyverklaring en vermeld het document onder een kopje “Bijlage(n)”. Bij communicatie per e-mail kunt u de privacyverklaring als pdf bijvoegen.
De mededeling dat u een kopie meestuurt van uw privacyverklaring plaatst u bij voorkeur niet in de voettekst van een A4’tje. Doet u dat wel, dan is het daarmee een ‘standaardtekst’ geworden, en de mededeling dat een kopie is bijgevoegd verliest daardoor mogelijk zijn waarde.