Het profiel van metaalbedrijf Jansen ten aanzien van de personeels- en loonadministratie

Hieronder zullen de kenmerken worden geschetst van metaalbedrijf Jansen, een door ons bedacht bedrijf dat zoveel mogelijk model staat voor en overeenkomsten heeft met de gemiddelde mkb’er. Voldoet u aan het geschetste profiel van metaalbedrijf Jansen, dan is dit deel uit deze serie integraal op u van toepassing en moet u – om aan de AVG te voldoen – de actiepuntenlijst volledig uitvoeren.

In dit deel van de serie over de AVG gaat het zoals aangegeven over de personeels- en loonadministratie. Hieronder verstaan wij alle bestanden, toepassingen en programma’s die betrekking hebben op de administratie van personeels- en salarisgegevens van werknemers.

Let op: Alle natuurlijke personen die zich in een vergelijkbare positie bevinden als werknemers, genieten dezelfde bescherming. Voor de leesbaarheid van de tekst zullen wij hierna telkens over ‘werknemers’ spreken, maar hieronder moet, tenzij anders aangegeven, uitdrukkelijk worden verstaan: sollicitanten, werknemers, stagiaires, ex-werknemers, uitzendkrachten, payroll-werknemers of andere tijdelijke ingehuurde arbeidskrachten.

Metaalbedrijf Jansen heeft de hieronder genoemde kenmerken. 

• Metaalbedrijf Jansen heeft werknemers in dienst (op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd) en/of werkt met uitzendkrachten/payroll-werknemers en stagiaires.
• De persoonsgegevens hebben betrekking op werknemers, waaronder in dit geval dus moet worden verstaan: sollicitanten, werknemers, stagiaires, ex-werknemers, uitzendkrachten en payroll-werknemers.
• De persoonsgegevens zijn afkomstig van de werknemers zelf, metaalbedrijf Jansen heeft ze niet van derden verkregen, tenzij sprake is van een uitzendkracht.
• Metaalbedrijf Jansen verwerkt persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze, wat wil zeggen dat zij met behulp van één of meer computers persoonsgegevens opslaat, bewerkt, etc. Met andere woorden: de personeels- en loonadministratie wordt digitaal beheerd.
• Metaalbedrijf Jansen verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens (dit zijn gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvatting, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid).
• Metaalbedrijf Jansen maakt gebruik van Microsoft Windows of Microsoft Office.
• Metaalbedrijf Jansen besteedt de personeelsadministratie niet uit aan een externe personeelsafdeling of -dienst. Wel verstrekt zij de persoonsgegevens van haar werknemers aan een externe loonadministrateur, boekhouder of accountant ten behoeve van uitvoering van de loonadministratie. Daarnaast werkt metaalbedrijf Jansen samen met de arbodienst, het pensioenfonds, de verzuimverzekeraar en leasemaatschappij.
• De gegevens worden niet gekoppeld aan of samengevoegd met andere gegevens van de werknemers die op een ander moment en/of in een andere context zijn verkregen, waardoor metaalbedrijf Jansen nog meer weet van de desbetreffende werknemers.
• Bij de verwerking van persoonsgegevens maakt zij verder geen gebruik van (volledig) nieuwe technologie (bijv. vingerafdruksystemen of gezichtsherkenning). Doet u dat wel, dan moet u mogelijk een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren. Zie hoofdstuk 5 van het algemene deel voor meer informatie.
• Zij stelt met behulp van de persoonsgegevens geen profielen op van de betrokkenen om een beeld te krijgen van bijvoorbeeld hun interesses, gedrag, economische situatie etc.
• Opslag van persoonsgegevens bij metaalbedrijf Jansen vindt plaats op de harde schijf van de eigen computer(s) en bij haar zelf aanwezige extra schijfruimte.
• Metaalbedrijf Jansen maakt daarnaast gebruik van de diensten van een hosting-/cloudprovider. Deze provider levert opslagruimte en host de bedrijfswebsite en e-mail.